Filter Formula in Excel

Excel में FILTER Function क्या है? (बिल्कुल आसान भाषा में सीखें)

आजकल डेटा के साथ काम करना बहुत आम हो गया है। अगर आप Excel का इस्तेमाल करते हैं, तो आपने कभी न कभी एक बड़ी लिस्ट में से अपने काम की जानकारी ढूँढने में समय जरूर बर्बाद किया होगा। nikasoftware.com के इस आर्टिकल में, हम आपको Excel के एक बेहद शानदार और नए फीचर के बारे में बताने जा रहे हैं, जो आपका घंटों का काम मिनटों में कर देगा। इस फीचर का नाम है – FILTER Function।

FILTER फ़ंक्शन असल में क्या करता है?

इस फॉर्मूले को आप अपने घर की चाय की छलनी (Strainer) की तरह समझ सकते हैं। जब आप चाय छानते हैं, तो काम की चाय कप में आ जाती है और बेकार पत्ती छलनी में रह जाती है।

Excel का FILTER फ़ंक्शन भी बिल्कुल यही करता है! आप इसे एक बहुत बड़ा डेटा देते हैं और एक ‘शर्त’ (Condition) बताते हैं। यह फॉर्मूला उस बड़ी लिस्ट को छानता है और सिर्फ वही डेटा एक नई जगह पर निकाल कर रख देता है, जो आपकी शर्त को पूरा करता है। आपका पुराना डेटा बिल्कुल वैसा ही सुरक्षित रहता है।

फॉर्मूला कैसे लिखते हैं?

इसका फॉर्मूला बहुत ही आसान है:

=FILTER(array, include, [if_empty])

घबराइए मत, आइए इन तीनों शब्दों का मतलब बिल्कुल साधारण भाषा में समझते हैं:

• Array (कहाँ से ढूँढना है?): यह वो पूरी टेबल या लिस्ट है, जिसमें से आपको अपना डेटा छाँटना है।
• Include (क्या ढूँढना है?): यह आपकी ‘शर्त’ है। जैसे- मुझे सिर्फ “UPI” वाले नाम चाहिए, या सिर्फ वो item चाहिए जिनकी कीमत 1000 रुपये से कम है।
• [If_empty] (अगर कुछ न मिले तो क्या करें?): मान लीजिए आपने जो शर्त लगाई, उस हिसाब से लिस्ट में कोई डेटा ही नहीं है। तो Excel आपको “Error” दिखाने के बजाय क्या संदेश दिखाए? आप यहाँ लिख सकते हैं- “कोई डेटा नहीं मिला”।

एक आसान उदाहरण से समझें (Sales Data)

मान लीजिए आपकी एक दुकान है और आपके पास आज की सेल (Sales) की एक लिस्ट है। इस लिस्ट के कॉलम A में ‘बिके हुए सामान का नाम’ (जैसे- शर्ट, जींस, टी-शर्ट) है और कॉलम B में ‘पेमेंट का तरीका’ (जैसे- Cash, UPI, Card) लिखा है।

अब आपको एक नई लिस्ट बनानी है जिसमें आपको सिर्फ उन सामानों के नाम देखने हैं जिनकी पेमेंट “UPI” से हुई है, ताकि आप चेक कर सकें कि ऑनलाइन कितने पैसे आए।

आप किसी खाली जगह पर यह फ़ॉर्मूला लगाएंगे: =FILTER(A1:C9, B1:B9="UPI", "कोई UPI पेमेंट नहीं")

यह फ़ॉर्मूला क्या करेगा?

1. यह A1 से C9 तक की पूरी सेल लिस्ट (Array) में जाएगा।
2. फिर यह देखेगा कि B कॉलम (पेमेंट का तरीका) में कहाँ-कहाँ “UPI” लिखा है (Include)।
3. जहाँ भी इसे “UPI” मिलेगा, यह उस पूरे डेटा को छानकर आपके सामने एक नई जगह पर रख देगा। अगर पूरे दिन में कोई UPI पेमेंट नहीं हुई होगी, तो यह “कोई UPI पेमेंट नहीं” लिखा हुआ दिखा देगा।

FILTER Function के सबसे बड़े फायदे:

• समय की बचत: घंटों का काम सेकंडों में हो जाता है।
• ऑटो-अपडेट (Auto-Update): अगर आप अपने मेन डेटा में बाद में कोई नया ‘Computer’ नाम जोड़ते हैं, तो वह इस नई लिस्ट में अपने आप जुड़ जाएगा। आपको बार-बार फ़ॉर्मूला लगाने की ज़रूरत नहीं है!
• कोई झंझट नहीं: पुराने डेटा को बिना छेड़े, आपको एक साफ़-सुथरी नई लिस्ट मिल जाती है।

(नोट: यह फ़ंक्शन Excel 365, Excel 2021 और वेब के लिए Excel में काम करता है।)

“हमने जो ऊपर UPI पेमेंट वाला उदाहरण समझा है, आइए अब उसे इस वीडियो में लाइव एक्सेल शीट पर करके देखते हैं:”

“क्या आपने वीडियो देख लिया?

अब खुद प्रैक्टिस करने की बारी है!”

“हमने जो Excel फाइल वीडियो में इस्तेमाल की है, उसे नीचे दिए गए फॉर्म में अपना ईमेल डालकर मुफ़्त में डाउनलोड करें और खुद प्रैक्टिस करें।”